How to use Flash Fill in Excel with Example in Hindi

एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें

आपने मेरी पहले की पोस्ट में एक्सेल के फिल और सीरीज आप्शन के बारे में पढ़ा और आज की इस पोस्ट में हम एक्सेल के नए संस्करण एक्सेल 2010 के बाद बने संस्करण में फिल आप्शन के अंतर्गत दिए गए न्यू आप्शन Flash Fill के प्रयोग के बारे में पढेंगे.

फ्लैशफिल क्या है [What is Flash Fill in Excel]

फ्लैश फिल एक्सेल में एक आप्शन है जो आपके डेटा को स्वचालित रूप से फिल कर देता है जब उसे पास की रो/कॉलम के पैटर्न का पता चलता है।उदाहरण के लिए, आपके पास A कॉलम में नामों वाला एक डेटा है और आप कॉलम B और C में पहला नाम और अंतिम नाम अलग करना चाहते हैं , तो बस आपको B कॉलम में पहला नाम टाइप करना होगा और फ्लैशफिल का चयन करना होगा, यह स्वचालित रूप से कॉलम A में टाइप डेटा को समझ लेता है और कॉलम B में डेटा का पहला नाम भरता है। इसी तरह से आप कॉलम C में अंतिम नाम दर्ज करते हैं और फ्लैश फिल का उपयोग करते हैं, यह कॉलम A से डेटा को समझ लेता है और कॉलम C में डेटा का अंतिम नाम स्वतः भर देता है।

फ्लैश फिल को हम निम्न उदाहरण की सहायता से अच्छी तरह समझेंगे:-

उदाहरण 1 : नामों वाले एक डेटा से प्रथम नाम और अंतिम नाम को अलग करना ।

चरण 1 – सबसे पहले उस कॉलम पर कर्सर रखे जहां आप फ्लैश फिल लगाना चाहते हैं जैसे हमने कॉलम B2 में कर्सर को रखा हुआ है. जहा हमें कॉलम A2 में टाइप नामों वाले डाटा से प्रथम नाम को अलग करना है।

चरण 2 – अब कर्सर को B2 पर रखे और "Rajesh" टाइप करें और B3 में "Ashok" टाइप करें । आपको अपनी शीट पर एक फ्लैश फिल सूची प्रदर्शित होगी। जैसा कि नीचे इमेज में दिखाया गया है।

चरण 3 - अब " एंटर " कुंजी दबाएं जो नाम को स्वतः भर देती है या Flash Fill की शॉर्टकट कुंजी : Ctrl + E को प्रेस करे.

चरण 4 - अब आप उपरोक्तानुसार अंतिम नाम को भी नामों की लिस्ट से अलग कर सकते है.

IMPORTANT EXCEL SHORTCUT KEYS

उदाहरण 2 : दिए गए नामों के लिए फ़्लैश फिल आप्शन के द्वारा एक ईमेल आईडी बनाना.

चरण 1 : अपने डेटा को एक शीट पर रखें और B2 और B3 में पहले और दूसरे व्यक्ति के लिए ईमेल आईडी दर्ज करें।
इस मामले में, यह "rajesh.verma@gmail.com" और "ashok.singh@gmail.com" है।

चरण 2 - अब इंटर प्रेस करे या कीबोर्ड से Ctrl + E दबाएं , दी गई आईडी से डेटा अपने आप भर जाता है।
नोट : यह उपरोक्त सेल के फॉर्मेट पर लागू होता है।

उदाहरण 3 : नाम से प्रथम अक्षर (initials) प्राप्त करें।

चरण 1 - नाम से प्रथम अक्षर को प्राप्त करने के लिए B2 में पहला अक्षर दर्ज करें और फ्लैश फिल चुनें।

चरण 2 - इस स्थिति में, आपको एक्सेल को अधिक जानकारी देनी होगी इसलिए B3 का मान दर्ज करें और फिर फ्लैश फिल का चयन करें, आपको सही जानकारी मिलेगी।

उदाहरण 4: फ़्लैश फिल की सहायता से तारीख से वर्ष निकालें।

चरण 1 - शीट पर आवश्यक डेटा रखें, और वर्ष को B2 और B3 यानी 2022, 2023 में दर्ज करें, और फिर फ्लैश फिल चुनें।

एक्सेल स्वचालित रूप से डेटा को महसूस करता है और स्वतः भरता है।

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फ़्लैश फिल के लिए याद रखने वाली चीज़ें

1. फ्लैश फिल गतिशील नहीं है। इसलिए यदि आप स्रोत डेटा में कोई परिवर्तन करते हैं तो यह अपने आप अपडेट नहीं होता है। यदि आपने स्रोत डेटा में कोई परिवर्तन किया है तो आपको फ्लैशफिल को फिर से लागू करना होगा।

2. फ्लैश फिल को आपके स्रोत डेटा के करीब लागू करने की आवश्यकता है अन्यथा एक्सेल पैटर्न को नहीं पहचान सकता है। उदाहरण के लिए, आपका स्रोत डेटा कॉलम B में है और आप कॉलम E में फ्लैश फिल लागू करते हैं तो एक्सेल एक त्रुटि देगा। इसलिए सुनिश्चित करें कि आपको अपने स्रोत डेटा के करीब फ्लैश फिल लागू करना है।