ऑफिस में सबसे ज्यादा प्रयोग होने वाला सॉफ्टवेयर
MS Word है जिसके अंतर्गत हम कंप्यूटर द्वारा ऑफिस में होने वाले समस्त कार्य जैसे
– लैटर, एप्लीकेशन आदि बनाने का कार्य करते है और यह Window Operating वाले सभी
कंप्यूटर में पाया जाता है क्या आपको इस सॉफ्टवेयर के लाभ (Advantages) और नुकसान
(Disadvantages) के बारे में पता है अगर नहीं तो आज आपको इस पोस्ट को पढने के बाद इसके
मुख्य 5 Advantages और Disadvatages के बारे में जानकारी हो जाएगी.
5 Advantages in MS Word Software
1- MS Word के अंतर्गत दिया गया option Spelling and Grammar
उन लोगो के लिए वरदान है जिनकी अंग्रेजी कमजोर है क्योकि इस एप्लीकेशन में
किसी भी डाक्यूमेंट्स को टाइप करते समय अगर हमसे कोई गलती हो जाती है तो उस वर्ड
के नीचे रेड लाइन आती जाती है तथा ग्रामर की गलती होने पर ग्रीन लाइन आती है जिससे
हम उन गलतियों को आसानी से देख और समझ लेते है तथा उन्हें सही कर सकते है जिससे इस
सॉफ्टवेयर में कार्य करते समय गलती होने की सम्भावना कम हो जाती है.
2- इस सॉफ्टवेयर में दिए गए Bullets और Numbering Feature
का उपयोग करके हम टाइप किये हुए Document को आकर्षक बना सकते
हैं.
3- सॉफ्टवेयर में दिए गए Auto Text option का प्रयोग
हम उन words के लिए कर सकते है जिन्हें हमें बार-बार डाक्यूमेंट्स में टाइप करना
पड़ता है उसे Auto Text
Option के Dilogbox में जोड़ देते हैं. उसके
बाद जब भी उस शब्द को लिखना शुरू करते हैं तो Auto Text Just उस के
ऊपर शो होने लगता है. अगर उसे जोड़ने की जरुरत है तो Enter कर हम उसे कर्सर वाले स्थान पर जोड़ सकते हैं.
4- Page Layout Tab के इस अंतर्गत दिए गए Column Option का इस्तेमाल कर के Page में Column जोड़
सकते हैं. Page सिर्फ एक Column का होता
है. इस Option के प्रयोग से एक से ज्यादा Column हम पेज पर बना सकते हैं.
5- MS Word में एक बहुत ही Important Tab
Mailings दिया है जिसे हम Mail Merge के नाम से भी जानते
है इसका उपयोग कर के हम एक letter को बहुत सारे अलग –अलग
लोगो के नामो से बना कर उन्हें भेज सकते हैं तथा उसे रिकॉर्ड के रूप में Data Base से जोड़ सकते हैं और भविष्य में जरूरत पड़ने पर देख
भी सकते है.
5 Disvantages in MS Word Software
1- Ms Word Software का एक सबसे बड़ा Disadvantage यह है की
अगर अपने कोई डाक्यूमेंट्स इसके नए Version जैसे 2007 या 2010 में बनाया है तो उसे
इसके पुराने version जैसे 2003 में खोला नहीं जा सकता क्योकि Ms Word 2003
सॉफ्टवेयर का एक्सटेंशन .doc
है जबकि 2007 का एक्सटेंशन .docx है जिसके कारण पुराने version में डाक्यूमेंट्स
को खोलने में समस्या होती है.
2- Microsoft Word हमेशा उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं है क्योकि पहले
के Ms Word के Version का उपयोग करना काफी आसान था, और
उपयोगकर्ता यह सीखने में सक्षम थे कि इसे बहुत जल्दी कैसे उपयोग किया जाए। जैसे-जैसे साल बीतते गए, अपनी क्षमताओं का विस्तार करने के लिए सॉफ्टवेयर
में और अधिक सुविधाएँ जोड़ी गईं, और पुराने
ड्रॉप-डाउन मेनू को बदलने के लिए "रिबन" टूलबार को चालू किया गया । जिसके बाद से उपयोगकर्ताओं ने इसे उपयोग करने के
लिए अत्यधिक कठिन पाया ।
3- इस सॉफ्टवेयर में वायरस के हमले के ज्यादा
chances है क्योकि Ms Word दुनिया में सबसे लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है, यह व्यावहारिक रूप से दुनिया के हर कंप्यूटर में
पाया जाता है जिसके कारण यदि इन फ़ाइलों को एक दूसरों के साथ साझा किया जाता हैं, तो हमें यह सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त
सावधानी बरतनी पड़ती है कि कही वे फाइल्स वायरस इन्फेक्टेड तो नहीं हैं।
4- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
आमतौर पर महंगे हैं क्योकि हमारे कंप्यूटर में जो Ms Word Install होता है वो
कॉपीराइट या डेमो version होता है जो कुछ समय पश्चात या तो अपडेट करने के लिए कहता
है या फिर खरीदने के लिए क्योकि या एक अस्थायी लाइसेंस जो एक वर्ष के बाद समाप्त
हो जाता है। इसका मतलब है कि आपको प्रोफेशनल कार्य करने के
लिए इसे खरीदना ही होगा जो काफी महंगा साबित हो सकता है ।
5- क्योकि Ms Word सबसे ज्यादा प्रयोग होने वाला
सॉफ्टवेयर है तथा इसमें हैकिंग को लेकर कोई भी सुरक्षा सिस्टम नहीं दिया है जिसके
कारण हैकर्स को इस सॉफ्टवेयर के माध्यम से यूजर के कंप्यूटर के
डाटा को हैक करना आसान हो जाता है.
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अंत में
आशा है की पूरी पोस्ट को पढने के बाद आपको मेरे द्वारा बताए गए MS Word Software के 5 Advantages and Disadvantages के बारे में जानकारी हो गई होगी अगर आपको Word से सम्बंधित कोई भी सवाल हो तो कमेंट्स के माध्यम से पूछ सकते है जल्द ही हमारी टीम आपके सवालो का जवाब आपको देगी.
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