7 Simple Tips to Reduce Excel File Size without any Software | Excel File के Size को कम कैसे करे?

अक्सर अपने देखा होगा जब हम Excel की किसी बड़ी फ़ाइल को मेल के साथ अटैच करते है तो हमारा डाटा काफी खर्च होता है साथ ही साथ फ़ाइल को अटैच करने मे काफी समय लगता है तो आज की इस पोस्ट मे हम जानेंगे की Excel की किसी बड़ी फ़ाइल के साइज़ को कम कैसे करे, तो इसे जानने के लिए पूरी पोस्ट को ध्यान से पढे तथा पोस्ट पसंद आने पर हमे comments के द्वारा जरूर बताए की यह पोस्ट आपको कैसी लगी।

7 Simple Tips to Reduce Excel File Size

Excel की बड़ी फ़ाइल के साइज़ को कम करने के लिए मै आपको कुछ टिप्स बता रहा हू जिनका प्रयोग कर आप एक्सेल की फ़ाइल के साइज़ को आसानी से कई गुना कम कर सकते है :-

Tip 1: Remove Conditional Formatting

Conditional Formatting का प्रयोग तब किया जाता है जब आपको किसी विशिष्ट डेटा को हाइलाइट करने की आवश्यकता होती है। लेकिन Conditional Formatting के कारण एक्सेल की फाइल का साइज़ बढ़ जाता है अतः अगर जरूरत न हो तो इसका प्रयोग डाटा पर न करे या कम एवं आवश्यकता होने पर ही करे । अगर आपके डाटा मे Conditional Formatting का प्रयोग किया गया है तो उसे हटा दे।

Tip 2: Delete Unnecessary Rows, Columns and Sheets

आप जानते हैं कि एक्सेल शीट में कई रो तथा कॉलम होती हैं , एक्सेल की फ़ाइल के साइज़ को कम करने का एक सबसे अच्छा तरीका है की खाली पड़ी रो, कॉलम तथा शीट को डिलीट कर दे केवल शीट मे जरूरी रो तथा कॉलम को ही रखे।

Tip 3: Delete Unnecessary Formulas

हम सभी गतिशील रूप से डेटा में हेरफेर और संयोजन करने के लिए एक्सेल फ़ार्मुलों का उपयोग करते हैं! लेकिन हम अक्सर उन्हें हटाने के लिए भूल जाते हैं जब उन्हें कोई ज़रूरत नहीं होती है। अपनी फ़ाइल को डाउन साइज़ करने और अपने डेटा का रिकॉर्ड रखने का एक अच्छा तरीका यह है कि आप अपने फॉर्मूलों को उनके मूल्यों के साथ बदलें। अगर आपकी फ़ाइल मे हाइपरलिंक्स का प्रयोग किया गया है तो उसे भी हटा दे, जो आपकी फ़ाइल को भारी बनाते हैं।

Tip 4: Compress Image Size

अगर अपने एक्सेल की फ़ाइल में चित्र का प्रयोग किया है तो कोशिश करे की उन सभी चित्र को Compress जरूर कर ले । क्योकि चित्र होने से फ़ाइल का साइज़ काफी बढ़ जाता है। यदि आवश्यकता न हो तो चित्रो का प्रयोग न करे या कम करे।

Tip 5: Less Use in Charts

क्योंकि पिवट टेबल और चार्ट्स फ़ाइल के आकार को बढ़ाते हैं। अतः जरूरत न हो तो पिवट टेबल और चार्ट्स का प्रयोग कम करे।

Tip 6: File को ZIP करे

जब आप एक एक्सेल फ़ाइल को ज़िप करते हैं, तो आपको तुरंत लगभग 10-15% की आकार में कमी दिखाई देगी। फिर आप इस ज़िप की गई फ़ाइल को ईमेल के माध्यम से साझा कर सकते हैं, और इसे प्राप्त करने वाला व्यक्ति फ़ाइल को अनज़िप कर सकता है और एक्सेल वर्कबुक का उपयोग कर सकता है।

यहाँ एक एक्सेल फ़ाइल (विंडोज के लिए) ज़िप करने के लिए चरण दिए गए हैं:

1. एक्सेल फाइल पर राइट क्लिक करें

2. इसमे दिये गए ज़िप फोंल्डर ऑप्शन पर क्लिक करें।

3. इस तकनीक के साथ, एक्सेल वर्कबुक की फ़ाइल का आकार 8% तक कम हो जाता है।

Tip 7: Excel File Convert to Binary Format

क्या आप जानते हैं कि XLSB फॉर्मेट में एक्सेल फाइल को सेव करने से फाइल का साइज कम हो सकता है? बस आपको Excel की फ़ाइल को सेव करते समय .xls की जगह .xlsb format का उपयोग करना होगा ।

इसके लिए आप निम्न स्टेप्स को फॉलो करे:

1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।

2. Save As पर क्लिक करें।

3. इसमे से Save As Excel बाइनरी वर्कबुक .xlsb में बदलें

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अंत मे

आशा है की पूरी पोस्ट पढ़ने के बाद आपको समझ मे आ गया होगा की हम Excel की Big File के Size को कैसे Reduce कर सकते है। अगर Excel से संबन्धित कोई और सवाल हो तो comment के माध्यम से पूछ सकते है।