Word और Excel की मदद से मेल मर्ज कैसे बनाते हैं?
Mail Merge in Excel
आइये सबसे पहले जानते है की Mail Merge होता क्या है ? Mail Merge Microsoft Corporation द्वारा MS Word Software मे दी गई एक विशेष सुविधा है जिसके माध्यम से हम एक ही Letter की अलग-अलग नामों से कई Copy कुछ ही Minutes मे Ready कर सकते है हमे बार-बार उस Letter को Type करने की आवश्यकता नहीं होती तथा हम भेजे गई लोगो के नामो की List को भी भविष्य के लिए Save कर रख सकते है। चलिये अब आज की पोस्ट के द्वारा समझते है की Excel Software मे बनी हजारो लोगो की List को हम कुछ मिनट्स मे कैसे अलग-अलग नामो से तैयार करेंगे ।
How to Create Mail merge Using Word and Excel
इसके लिए सबसे पहले एक्सेल खोलिए और नीचे इमेज में बने टेबल की तरह एक टेबल बना लीजिये।
यहाँ Table अंग्रेजी में बना है, लेकिन आप चाहें तो किसी भी दूसरी भाषा में Table बना सकते है | पर एक चीज ध्यान रखें की टेबल मे डाली गई हैडिंग अंग्रेजी में ही होना चाहिए | यहाँ मैंने नाम, पता, और फोन नंबर लिया है लेकिन आप चाहें कुछ भी अपने जरूरत के अनुसार Headings रख सकते हैं, और कितनी भी लंबी लिस्ट बना सकते हैं लिस्ट बनाने के बाद फाइल को अपने कंप्यूटर में सेव कर लीजिये | अब आपको कुछ Steps Follow करने है जो इस तरह है।
१. अब आप एम.एस. वर्ड खोलिए और उसमें अपना लैटर तैयार कर ले और एक चीज का विशेष ध्यान रखें नाम, पता, और फोन नंबर जिस भी चीज को आपने Excel में लिया था उसके लिए Letter में उस स्थान पर जगह खाली छोड़ दीजिये जहा Excel में Fill की गई Entry को Insert करना है.
२- अब एम.एस. वर्ड की Mailings Menu पर क्लिक कीजिये और Use existing list पर क्लिक कीजिये Use existing list पर क्लिक करते ही आपके सामने एक इस तरह का विंडो खुल जाएगा, जहा आपको उस Excel Sheet का चुनाव करना है जिसमे अपने वो लिस्ट Save कर रखी है।
३. Mailings Menu में जाकर Insert Merge Field पर क्लिक कीजिये और अपने मेल मर्ज में Name, Address, तथा Phone No इत्यादि फील्ड Insert करा लीजिये, यह सब उसी जगह लगाना है जहाँ पर आपने जगह खाली छोड़ दिया था |
अब अंत में Mailings Menu में जाकर राईट साइड में सबसे अंत में Finish & merge पर क्लिक कर Edit individual document पर क्लिक कर दीजिये, अब आपका मेल मर्ज फाइल अलग-अलग नामो से तैयार हो गया।
अंत में
इसे Practical कर अवश्य देखे ताकि आपको पूरी तरह इसका उपयोग समझ में आ जाय। आशा है की अब आपको समझ में आ गया होगा की किस प्रकार Word का प्रयोग कर हम एक्सेल में टाइप हजारो लोगो की लिस्ट को बड़ी जल्दी कैसे तैयार कर सकते है। अगर आपके पास Computer से Related कोई भी सवाल हो तो कमेंट जरूर करे। ताकि उसे अगली पोस्ट में लिख सकू।
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